L’état civil :enjeu de la coopération internationale

Par Mme Joanna Schmidt-Szalewski
Secrétaire générale de la Commission internationale de l’État civil (CIEC),
Professeur émérite à l’Université de Strasbourg

Fondée à Amsterdam en septembre 1948, la Commission internationale de l’État civil (CIEC) est une organisation intergouvernementale chargée de promouvoir la coopération internationale en matière d’état civil et d’améliorer le fonctionnement des services nationaux d’état civil.
Elle a été reconnue en décembre 1949 par échange de lettres entre la Belgique, la France, le Luxembourg, les Pays-Bas et la Suisse. Pour préciser les modalités de l’échange de documentation et les conditions d’adhésion de nouveaux États, les hautes parties contractantes ont signé un Protocole à Berne le 25 septembre 1950 et un Protocole additionnel à Luxembourg le 25 septembre 1952.
La CIEC compte actuellement (au 1er octobre 2010) 15 États membres : Allemagne, Belgique, Croatie, Espagne, France, Grèce, Hongrie, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Royaume-Uni, Suisse, Turquie, auxquels il faut ajouter le Mexique qui est en cours d’adhésion. Huit États ont le statut d’observateur : Chypre, Lituanie, Moldavie, Roumanie, Fédération de Russie, Saint-Siège, Slovénie et Suède. Chaque État membre constitue une Section nationale chargée de promouvoir les buts de la Commission et d’assurer la liaison avec d’autres sections par l’intermédiaire du Secrétaire Général.
La CIEC est actuellement présidée par M. Paul Parr, Deputy Registrar General for Scotland, Président de la section britannique. Les fonctions de Secrétaire Général adjoint sont remplies par
M. Jonathan Sharpe, Solicitor, tandis que l’administration est dirigée par Mme Chantal Nast.
La Commission internationale de l’État civil a pour objet de faciliter la coopération internationale et l’échange d’informations en matière d’état civil ; élaborer des conventions et des recommandations ; constituer et tenir à jour une documentation en matière d’état civil ; fournir aux États membres des renseignements et des expertises ; effectuer des études juridiques et techniques.

La coopération internationale
Depuis 1948, la CIEC a élaboré 32 conventions internationales, dont 26 sont actuellement en vigueur, et 9 recommandations. En règle générale, les conventions sont ouvertes à la signature non seulement des États membres de la CIEC mais aussi d’autres États, notamment ceux qui sont membres du Conseil de l’Europe ou de l’Union européenne.
Parmi les conventions ayant obtenu le plus grand succès pratique, figurent la Convention relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil (signée à Vienne le 8 septembre 1976) ; la Convention portant dispense de légalisation pour certains actes et documents (signée à Athènes le 15 septembre 1977), la Convention relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil (signée à Vienne le 8 septembre 1976) et la Convention portant dispense de légalisation pour certains actes et documents (signée à Athènes le 15 septembre 1977).
Un groupe de travail examine actuellement les modifications éventuelles à apporter à certaines de ces conventions. Elles concerneraient en particulier les destinataires des données communiquées, l'utilisation qui en est faite et les informations supplémentaires qui pourraient faire l’objet d’échanges automatiques. De nouveaux formulaires d’actes sont préparés.
Quelques recommandations récentes peuvent être citées : la Recommandation relative à la coopération internationale en matière d’aide administrative aux demandeurs d’asile (adoptée à Patras le 8 septembre 1989) ; la Recommandation relative à l’harmonisation des extraits d’actes de l’état civil (adoptée à Madrid le 7 septembre 1990 ; la Recommandation relative à l’informatisation de l’état civil (adoptée à Strasbourg le 21 mars 1991); la Recommandation relative à la lutte contre la fraude documentaire en matière d’état civil (adoptée à Strasbourg le 17 mars 2005).
Le site Internet de la CIEC (www.ciec1.org) offre en ligne des informations générales sur la CIEC, les textes des conventions et recommandations conclues sous son égide, les études déjà publiées ainsi que, pour les dernières années, les rapports annuels du Secrétaire Général présentés à l’Assemblée générale, qui recensent les modifications intervenues dans le droit des États membres. Ces documents sont rédigés en français, seule langue officielle de la Commission, mais on trouvera aussi sur le site une traduction anglaise pour la plupart d’entre eux, ainsi que divers documents nationaux et rapports de droit comparé rédigés en plusieurs langues.
La CIEC a également conclu des accords de coopération et maintient des contacts réguliers avec d’autres organisations internationales (Conseil de l’Europe, Union européenne, Conférence de La Haye de Droit international privé) et pays tiers, ainsi qu’avec les diverses organisations nationales d’officiers de l’état civil et la Fédération européenne des officiers de l’état civil.

La mission documentaire
Dans le cadre de sa mission documentaire, la CIEC a élaboré un important ouvrage intitulé « Guide pratique international de l'état civil ». Cet ouvrage de plus de 500 pages contient une étude de droit comparé en matière de l’état des personnes ; outre son intérêt doctrinal, il est destiné à faciliter la tâche des officiers de l’état civil ayant besoin de connaître les principes régissant le statut personnel des étrangers lorsqu’ils sont appelés à recevoir des actes les concernant.
L’ouvrage est complété par une introduction générale donnant un rapide aperçu de l’organisation de l’état civil dans chaque pays membre et dans certains États observateurs auprès de la CIEC. Le Guide pratique a été publié aux Editions Berger Levrault (Paris) de 1985 à 2000, mais l’éditeur a renoncé, depuis 2001, à sa publication en raison des frais de fabrication trop élevés. La CIEC a décidé de poursuivre la mise à jour de l’ouvrage et sa révision plus générale, pour aboutir à une harmonisation aussi complète que possible. Depuis l’arrêt de sa commercialisation, le Guide pratique peut être consulté librement sur le site Internet de la CIEC.

Les études juridiques et techniques
Afin de promouvoir la coopération internationale en matière d’état civil et d’améliorer le fonctionnement des services nationaux d’Etat civil, la CIEC effectue également des études juridiques et techniques.
– Les études sur la « Fraude en matière d'état civil »
Un groupe de travail se réunit régulièrement en vue d'échanger des informations relatives, notamment, aux cas de fraude (déclarations mensongères, falsification d'actes, mariages simulés, reconnaissances de complaisance, etc.) et aux mesures mises en œuvre tant sur le plan juridique que technique (papier sécurisé, multiplication des échanges directs entre administrations).
A la fin de l’année 1996, une étude de la « Fraude en matière d’état civil » a été publiée en langue française dans la Revue Critique de Droit international privé (Editions Dalloz-Sirey, Paris, 1996, pp. 541-571). Des traductions de l’étude, notamment en anglais, espagnol, italien, néerlandais et polonais, ont été faites depuis lors et publiées. En 2000, cette étude a été révisée, mise à jour et complétée par une note sur « la compatibilité des dispositions législatives et réglementaires prises par les États pour lutter contre la fraude en matière d’état civil avec la Convention européenne des droits de l’Homme ». La version actualisée a été publiée en décembre 2000 par le Secrétariat Général de la CIEC, en version bilingue (français et anglais). Les deux versions peuvent être consultées sur le site Internet de la CIEC. Une étude spécifique consacrée à la question des "mariages simulés" et une autre étude concernant « les personnes dépourvues de documents d’état civil (les « sans papiers ») » ont été mises à jour fin 2009 ; elles sont disponibles sur le site web de la CIEC.
– L’étude sur « L’application dans le domaine de l’état civil des principes de la Convention européenne des Droits de l’Homme »
La CIEC a exploré la question de l’application, par les législations nationales, des principes posés par la Convention européenne des Droits de l’Homme, qui garantit le respect de la vie privée et familiale. Dès la fin de 1990, elle a également analysé les méthodes d’application de ces principes dans le domaine de l’état civil, du point de vue du contenu des actes et de l’accès public aux registres, ainsi que du fonctionnement des services de l’état civil. Une synthèse comparative a été publiée en langue française, dans la revue trimestrielle de droit européen (Dalloz-Sirey, Paris, 1997, pp. 653-684). Elle peut être consultée sur le site Internet de la CIEC.
– L’étude sur le transsexualisme
Dans le cadre de ses travaux tendant à élaborer une Convention de nature à faciliter la reconnaissance des décisions constatant un changement de sexe, la CIEC a envisagé de procéder à l’établissement et à la publication d’une étude sur le transsexualisme. A la demande du Conseil de l’Europe, la CIEC a entrepris la rédaction d’une note sur « Le transsexualisme en Europe », faisant la synthèse des informations fournies par les États membres des deux organisations. Cette note, complétée par les textes des dispositions législatives ou administratives, des instruments internationaux et des arrêts de la Cour européenne des Droits de l’Homme, a été publiée, en français et en anglais, en 2000 (Editions du Conseil de l'Europe, Strasbourg, juin 2000). La version française, actualisée en septembre 2002, peut être consultée sur le site Internet de la CIEC.
– L’étude relative à l'enregistrement
des enfants sans vie
Les renseignements communiqués par les Sections nationales ont été harmonisés et ont servi de base pour la rédaction d’une note de synthèse. L’étude « État civil et décès périnatal dans les Etats de la CIEC » a été publiée dans Private International Law Review (N. Sakkoulas Publishers, Athènes, 1998/4B, pp. 291-302) et dans JCP-La Semaine Juridique -Edition Générale (Paris, 1999, n° 13, pp. 613-616). Une publication bilingue, français-anglais, a été préparée et diffusée par le Secrétariat Général en décembre 1999. Les deux versions peuvent être consultées sur le site Internet de la CIEC.
– « International Commission on Civil Status (ICCS) »
Cette monographie a été publiée, en langue anglaise, dans « International Encyclopaedia of Laws »  (Kluwer Law International, The Hague, London, Boston, International Encyclopaedia of Laws, "Intergovernmental Organizations", Supplement 4, January 1999 et « Family and Succession Law », Supplement 14, September 2001). L’étude présente la CIEC et les travaux réalisés par la Commission depuis sa création, ses réalisations en matière d’échange de documentation, de circulation des actes et des décisions, de coopération entre autorités et sa contribution à l’harmonisation du droit des personnes et de la famille. Avec l’autorisation de l’éditeur, le Secrétariat Général a préparé et diffusé, de manière restreinte, en mars 2000, une version bilingue (français-anglais) de l’étude. Une mise à jour de la monographie a été publiée en octobre 2007. La version française peut être consultée sur le site Internet de la CIEC.
– L’étude sur l'établissement de la filiation maternelle et les maternités de substitution
Sur la base des réponses reçues à un questionnaire adressé aux sections nationales, le Secrétariat Général a élaboré une note de synthèse sur les maternités de substitution, dans laquelle sont abordées également des questions plus générales ayant trait à l’établissement de la filiation maternelle et à l’accouchement dans l’anonymat. Cette note, rédigée en langue française sous le titre « L’établissement de la filiation maternelle et les maternités de substitution dans les Etats de la CIEC » peut être consultée sur le site Internet de la CIEC, avec mise à jour au 20 février 2003. La question des « mères porteuses » continue à être explorée par la CIEC en 2009-2010.
– Le colloque CIEC sur « Questions d’actualité en droit des personnes dans les États de la CIEC »
Pour marquer ses cinquante ans d’existence, la CIEC a organisé le 26 mars 1999 à Strasbourg un colloque au cours duquel ont notamment été traitées, par des personnalités françaises et étrangères, des questions relatives au droit des personnes mariées et des couples non mariés (partenaires enregistrés, concubins), au lien légal entre l’enfant né hors mariage et ses auteurs. Une publication bilingue (français-anglais) des Actes du Colloque peut être consultée sur le site Internet de la CIEC.
– Le colloque CIEC sur « L'état civil au XXIème siècle : déclin ou renaissance ? »
A l’occasion du 60ème anniversaire de sa création, la CIEC a organisé les 13 et 14 mars 2009 à Strasbourg, un colloque pluridisciplinaire réunissant des spécialistes français et étrangers, qui ont exposé des aspects très variés des questions concernant l’état civil. D’éminents juristes, sociologues, psychologues, historiens, officiers d’état civil, sont intervenus sur les thèmes aussi divers que « les fonctions de l’état civil » ; « sécurité et état civil » ; « l’état civil face aux nouvelles technologies ».
Les actes du colloque sont disponibles sur le site web de la CIEC, en français et anglais.

Vers une plateforme électronique d’échange de données d’état civil
En septembre 2008, la CIEC a décidé de développer un prototype de plateforme électronique d’échange de données d’état civil. Cette plateforme a pour but de préparer les formulaires prévus par les Conventions de la CIEC, de manière à permettre leur échange électronique. Il est également prévu d’organiser la formation des officiers de l’état civil en vue de l’utilisation du futur système électronique. Ce projet, co-financé par la Commission européenne, vise à encourager la coopération en matière d’état civil, et se place dans le contexte du Programme de Stockholm de la Commission européenne, dont l’une des ambitions est de faciliter l’accès des citoyens aux documents administratifs et aux registres publics. Une démonstration du prototype est disponible sur le site web www.iccs-plateforme.org. La CIEC prépare une Convention internationale relative aux conditions et modalités d’utilisation de la future plateforme.